Diefstal op de werkvloer

Fraude en oplichting bij bedrijven nemen toe.

51% van de bedrijven had er afgelopen 2 jaar mee te maken. De meeste fraude wordt gepleegd door eigen medewerkers. Dit blijkt uit eigen onderzoek van Fraude.nl (uitgevoerd door partner Allianz Trade).

Veel voorkomende vormen van fraude door eigen medewerkers:

• producten stelen, geld ‘lenen’ uit de kassa of korting geven aan vrienden en familie;
• vertrouwelijke bedrijfskennis verkopen of geven aan een concurrent;
• zakendoen met niet-bestaande leveranciers en daar valse facturen voor aanmaken;
• zonder toestemming geld overmaken naar de eigen bankrekening;
• onjuiste kosten- of urendeclaraties indienen.

Hoe is de kans op diefstal door eigen medewerkers te verkleinen?

1. Ben duidelijk over de ‘huisregels’
   Zorg dat werknemers weten wat wel en niet mag. Als werkgever kunt u niet duidelijk genoeg zijn. Neem in het bedrijfsreglement op dat werknemers zonder toestemming geen bedrijfseigendommen mogen meenemen. Voeg daar aan toe dat bij overtreding van deze regel ontslag op staande voet kan volgen. Een dergelijke bepaling maakt uw positie bij een eventuele rechtszaak sterker.
   
   
2. Let op gedrag van medewerkers
   Medewerkers die betrokken zijn plegen minder vaak fraude, zo blijkt. Let bij onverschillige medewerkers op mogelijke signalen:

• Smoezen verzinnen of plotseling vertrek van een medewerker zonder duidelijke reden.
• Iemand is er altijd als eerste en gaat als laatste weg.
• Niet houden aan regels en procedures.
• Een levensstijl die niet overeenkomt met het inkomen.
• Bewust werken zonder collega’s die mee kunnen kijken, of altijd met dezelfde collega. Niets uit handen willen geven aan een collega.
• Vaak onduidelijkheden in de urendeclaraties of administratie.
• Verstopte goederen in de personeelsruimte of kluisjes.
  

Controleren van medewerkers gebonden aan privacy-regels

Om medewerkers te controleren zou u camera’s kunnen plaatsen en het e-mailverkeer van een werknemer kunnen inzien. Maar daarmee begeeft u zich op glad ijs. Zowel het plaatsen van camera’s alsook het inzien van e-mailverkeer is aan strikte privacyregels gebonden. Al snel overtreedt u wettelijke regels. Wat er wel mogelijk is op dit gebied verschilt per bedrijf (branche). Wilt u hierover meer weten? We helpen u graag verder.

Wat te doen als een medewerker fraudeert?

Hoe te handelen als u uw medewerker op staande voet moet ontslaan?

Als is vastgesteld dat een medewerker zich schuldig heeft gemaakt aan diefstal, heeft u als werkgever de mogelijkheid de medewerker op staande voet te ontslaan. De wet stelt eisen aan een rechtsgeldig ontslag op staande voet.

• Er moet sprake zijn van een dringende reden.
• U moet de medewerker onverwijld hebben ontslagen.
• U moet de dringende reden onverwijld hebben meegedeeld.

U hoeft niet te vrezen dat u niet aan de eis van onverwijld ontslaan voldoet wanneer u het recht van hoor en wederhoor toepast of eerst nog (juridisch) advies inwint. Zorgvuldig onderzoek vergt nu eenmaal tijd. Maar zodra is vastgesteld dat de medewerker zich schuldig heeft gemaakt aan fraude, moet u voortvarend handelen. U kunt de medewerker bijvoorbeeld niet nog een paar dagen laten doorwerken. Dan is het kennelijk niet zo ernstig en geldt het ontslag op staande voet dus ook niet.

Hoe ontslaat u een medewerker op staande voet?

Meestal informeert u de medewerker eerst in een gesprek over het ontslag. Cruciaal is vervolgens de schriftelijke bevestiging. Daarom stuurt u een formele ontslagbrief binnen drie dagen nadat u het ontslag bekend heeft gemaakt. U bent verplicht om in deze brief duidelijk te maken op grond waarvan u het ontslag heeft gegeven. Het is verstandig om deze reden zorgvuldig te formuleren, ook omdat de ontslagbrief de ontslagreden juridisch fixeert en uw bewijslast als werkgever bepaalt. U mag de reden in een later stadium niet meer aanpassen of aanvullen.

Indien de rechter het ontslag op staande voet rechtsgeldig acht, heeft de medewerker geen recht op een ontslagvergoeding. De arbeidsovereenkomst eindigt met onmiddellijke ingang, zonder dat u een opzegtermijn in acht hoeft te nemen.

Wij kunnen u op verschillende vlakken bijstaan. Afhankelijk van de casus kunnen we verborgen camera('s) inzetten, de betreffende medewerker observeren of werken met gps-tracking. Alles wordt verwerkt in een heldere rapportage zodat u juridisch sterk staat om tot maatregelen over te gaan, zoals ontslag. En daar zal één van onze ervaren advocaten u in bijstaan. U wordt vanaf het begin tot het einde geadviseerd over het te nemen stappenplan.