Bel: 088 298 64 41 - (24/7 bereikbaar)
Selecteer een pagina

Op de arbeidsmarkt is goed merkbaar dat de economie aantrekt. Mensen wisselen weer sneller van baan. Daardoor is het verloop binnen bedrijven hoger. Recruiters van de concurrentie benaderen uw meest succesvolle medewerkers. Of uw medewerkers beginnen een eigen bedrijf en gaan de concurrentie met u aan. Maar met welke maatregelen voorkomt u het lekken van bedrijfsinformatie? En wat kunt u doen als u hiermee toch te maken krijgt?

Wat verstaan we precies onder het ‘lekken’ van bedrijfsinformatie? Een paar voorbeelden.

Een accountmanager is negen jaar in trouwe dienst. Uit het niets zegt hij zijn baan op en levert keurig zijn laptop in. Daarop is te zien dat hij een aantal bestanden met operationele en strategische informatie heeft gekopieerd op de dag voor zijn opzegging. Als deze bestanden in handen van de concurrent vallen, kan dat het bedrijf grote schade toebrengen.
Een voormalige medewerker is een concurrerend bedrijf gestart, direct nadat zijn concurrentiebeding was verlopen. Hij heeft nog regelmatig contact met een medewerker die nog steeds in dienst is. Deze medewerker blijkt cruciale informatie door te spelen naar zijn oud-collega. Daardoor wordt de concurrentiepositie van het bedrijf ernstig verzwakt, met alle gevolgen van dien.
Een systeembeheerder heeft volledige toegang tot alle bedrijfsinformatie. Hij kopieert alle vertrouwelijke bedrijfsinformatie naar een ander bedrijf. Dit bedrijf staat op naam van zijn echtgenoot. Daardoor werd de link naar hem niet direct gelegd.

 

Maatregelen tegen lekken van bedrijfsinformatie

Om de kans op lekken van bedrijfsinformatie te minimaliseren, doet u er goed aan om de volgende, deels preventieve maatregelen te treffen.

Stap #1 – Screening
Laat een nieuwe medewerker screenen, zeker als hij straks toegang heeft tot vertrouwelijke, concurrentiegevoelige informatie. Daardoor krijgt u een reëel beeld van de persoon die u wilt aannemen en eventuele risico’s die u loopt. Meer weten over screenen van medewerkers? Lees onze blogpost ‘Personeelsscreening in 4 stappen’.

Stap #2 – Geheimhoudingsbeding, relatiebeding en concurrentiebeding
Zorg voor contractuele bedingen in alle arbeidscontracten, indien nodig met terugwerkende kracht. Uit ervaring weten we namelijk dat vooral bij medewerkers die al wat langer in dienst zijn, weinig of niks is afgesproken over geheimhouding of concurrentie. Een boetebeding dat gekoppeld is aan de hier genoemde bedingen kan afschrikkend werken.

Stap #3 – Forensic readiness
Zorg dat u ‘forensic ready’ bent. Veel systemen bewaren datagegevens maar voor korte tijd vanwege kostenoverwegingen. Als u uw ‘logging’ voor langere tijd beschikbaar stelt, dan kunt u achterhalen wie op welk moment bepaalde documenten heeft ingezien, gekopieerd, verstuurd en/of gewist. Uw organisatie is dan klaar voor een goed feitenonderzoek.

Stap #4 – Feitenonderzoek
U heeft geheimhouding contractueel goed afgedekt. En u bent forensic ready. Als er toch informatie lekt, kan met een digitaal (feiten)onderzoek worden opgespoord wanneer er welke informatie door wie is gekopieerd en/of doorgestuurd. Dit onderzoek moet echter aan strenge regels voldoen. Lees onze blogpost ‘De algemene beginselen van zorgvuldig onderzoek’.

Stap #5 – Digitaal bewijsbeslag
Een essentiële vervolgstap is het terughalen van bedrijfsinformatie. Dat kan met een digitaal bewijsbeslag. U heeft daarvoor toestemming nodig van een rechtbank. Uw advocaat zal een verzoekschrift voor beslaglegging indienen en de rechter toetst dit verzoek op rechtmatigheid. Bij toestemming zal de rechtbank aangeven op welke data specifiek beslag mag worden gelegd. Een deurwaarder voert vervolgens de feitelijke inbeslagname uit. Een digitaal rechercheur ondersteunt hem daarbij.

Stap #6 – Boetes of schadevergoeding vorderen
Als u het bewijs heeft dat uw (ex-)werknemer zijn contractuele bedingen heeft geschonden of uw bedrijf schade heeft berokkend, kunt u een procedure starten om deze boetes of schade op hem te verhalen. Ook de onderzoekskosten voor het verzamelen van bewijs kunnen daarbij als schade worden verhaald. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld ook (in kort geding) een vordering tot staking van de concurrerende activiteiten eisen.

Snel handelen

Wanneer waardevolle medewerkers vertrekken, is dat al erg genoeg. Met voorgaande maatregelen voorkomt u dat ze de deur uit lopen met uw bedrijfsinformatie. Als ze dat toch doen, kunt u snel en beslissend handelen. Mocht u hulp nodig hebben om lekken van bedrijfsinformatie te voorkomen of aan te pakken, dan staan we u graag bij.

Collin Geelen is director marketing & sales bij Hoffmann Bedrijfsrecherche in Almere.