Bel: 088 298 64 41 - (24/7 bereikbaar)
Selecteer een pagina

“Kon je frauderende medewerkers maar vooraf herkennen!” Die verzuchting horen we regelmatig van cliënten die te maken kregen met bedrijfsfraude. Voor bepaalde functies is het afbreukrisico hoog. Zeker in die gevallen is het zinvol om sollicitanten te (laten) screenen. Met zekerheid vooraf alle fraudeurs herkennen is onmogelijk, maar met een grondige personeelsscreening kunt u de lat wel een stuk hoger leggen.

U wilt integer en betrouwbaar personeel, zeker voor gevoelige functies als managers met ruime bevoegdheden, werknemers die dagelijks omgaan met grote sommen geld en werknemers met toegang tot gevoelige data. Een personeelsscreening heeft direct een preventieve werking, zeker als u deze vooraf aankondigt in de vacaturetekst.

Gerechtvaardigd belang

Een grondige screening moet voldoen aan alle privacywetgeving. Maar wat betekent dat concreet? U mag alleen informatie over een kandidaat verzamelen als u daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft. Bovendien moet dat belang groter zijn dan het (privacy)belang van de kandidaat. Het gerechtvaardigd belang van organisaties bij een screening bestaat bijvoorbeeld uit:

  • een wettelijke verplichting om vooraf de betrouwbaarheid van een kandidaat te beoordelen;
  • vereiste extra waarborgen die voortvloeien uit de specifieke aard van de functie;
  • de noodzaak om het juiste, betrouwbare personeel in dienst te hebben.

Stappenplan personeelsscreening

Een gedegen personeelsscreening bestaat in ieder geval uit de volgende vier stappen:

  1. risicoanalyse voor de functie;
  2. onderzoek;
  3. persoonlijke gesprekken;
  4. beoordeling kandidaat.

Stap 1 – Risicoanalyse functie
Voor een screening is het van belang dat het gerechtvaardigd belang van het onderzoek wordt bepaald. Maar pas op: toestemming van de kandidaat is geen goede juridische grondslag voor de screening. Immers, hoe vrijwillig werkt een kandidaat mee, indien de screening een vereiste is voor de functie. Daarom bepaalt u telkens vooraf de aard en omvang van de risico’s die kleven aan een functie waarvoor u kandidaten screent. En vervolgens welke relevante privacygevoelige informatie u mag onderzoeken.

Stap 2 – Onderzoek
Standaard zult u de chronologie van het cv van een kandidaat controleren. Ook checkt u of de kandidaat alle genoemde diploma’s heeft behaald. Bij een gerechtvaardigd belang mag u ook de social media-profielen van de kandidaat onderzoeken. En zijn financiële kwetsbaarheid via een controle van zijn eventuele registratie bij Stichting BKR.

Stap 3 – Persoonlijke gesprekken
Om alle informatie van een kandidaat goed te kunnen beoordelen, geeft u de gelegenheid voor wederhoor. In een persoonlijk gesprek bespreekt u uw bevindingen en eventuele bijzonderheden. Daarnaast zult u ook opgegeven referenties spreken, zodat u een compleet beeld krijgt.

Stap 4 – Beoordeling kandidaat
Als u alle spelers heeft gesproken en alle informatie heeft geanalyseerd, kunt u een gedegen beoordeling maken van het risico voor uw organisatie van de kandidaat voor de functie.

Maatwerk

Screening van personeel vraagt om een zeer nauwkeurige aanpak en vereist altijd maatwerk. Met bovenstaande aanpak kunt u er echter gerust op zijn dat het hele screeningsproces volgens de privacywetgeving is verlopen.

Collin Geelen is director marketing & sales bij Hoffmann Bedrijfsrecherche in Almere.